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海外サイトでの通販に慣れている方、ご教示ください。先日海外サイトで…

海外サイトでの通販に慣れている方、ご教示ください。
先日海外サイトで買い物をしたのですが、一部に不良品が見つかり、その会社の担当者にメールで問い合わせ交換してもらうことになりました。

商品に同梱されている紙の返品フォームに必要事項を記入して商品と一緒に返送するのですが、わからない所があります。

1.返品フォームの記入事項の中に、「You picked a replacement,but it costs more?」とあるのですが、どういう意味(英語的にもですが、返品交換をするにあたっての意味も)でしょうか?
ちなみにその下にチェックリストが3つ(「前払い」「代引き」「クレジットカード」)あります。

2.もうひとつ返品フォームの中に「最初の支払い方法と同じ方法で返金を試みますがそれが不可能な場合代わりに銀行振込で返金されるかもしれません」という項目があり、その下に口座番号や名義を書く欄があるのですが書いておいた方が良いのでしょうか?
書いておくとすれば、何のためにでしょうか?

3.初めての輸入・交換で不安なのですが、こちらが特別に取る手続きはありますか?税関など、連絡をする必要はあるのでしょうか?
ちなみに販売会社と返送先はともにドイツで、商品の値段は日本円で一万円しないくらいでした。

どうかよろしくお願い致します。

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