電話対応でメモが追いつかず困っています。効果的なメモの取り方を教えてください。
電話対応の仕方についてコツを教えて下さい。自分がADHD(診断は受けていません)かもしれません。今までも掃除が出来なかったけど掃除が出来るようになりました。出来ないことを少しずつ克服出来るよう努力しています。薬を飲まなくても生活には特に支障がない為、受診していません。
ただあと一つどうしても生活していく上で苦労している事があります。会社で電話を取るのですが、その時に聞き取りながらメモをすると、話のスピードにメモが追いつかず、結局メモしても分からなくなります。職場で電話対応している方にお聞きしたいのですが、どうしたら上手くメモを取れるようになりましたか😅？
会社は自営業の為、とくに周りに迷惑かけることは無く…かけるとすれば主人くらいなので克服したいです。
- ままさん(2歳9ヶ月, 6歳, 9歳)
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コールセンターの仕事をしています。
どのような内容の電話対応か分かりませんが、メモをする時は要点だけささっと書いて、基本は相手の話に集中してます。
でも電話対応は慣れだと思うので、数多くこなすのが一番かなぁと思います😅
り
お疲れ様です。
私の場合です。。営業事務の仕事だったので、
お客さんにもよりますがメモすることを口に出したりしていたら、相手の方が待ってくれました。
何言ってるかさっぱりわからない人もいますが、その時はややこしくなる前に営業に電話をかわってもらいました。
あとは電話を切ってから
(メモを人に渡す場合は)書き直したりしました。
ジャッキー
ヤマダさま
↓
9/20
↓
○○3個 はっちゅう
↓
●●追加で 5個
↓
連絡先090-999-999
と聞いたことの要点を縦にどんどん書いていくのはどうですか🤔？漢字はカタカナにして書く時間短縮したり、相手の言ったことを復唱して確認するのも間違いがなくなりますよね！
あかね
コールセンター勤務です。
上の方と同じで、メモは要点だけを書きます。相手が話していることを全て書くのは間に合いませんので…
要点だけを書き、つなぎ合わせたら話せるように、と言えばわかりますかね？
あとは基本、復唱や要件把握のために確認しながらお話を聞きます！
ミク
私の場合だと相手の名前を書いて後はキーワードだけ書きます！
ザト
電話応対メモのフォーマットを予め作っておいて、要件に丸をつけたりするだけにするのは難しいですか？
あとは、自動録音の電話機にしても良いと思います+ﾟ｡*(*´∀｀*)*｡ﾟ+
ままさん
まとめのお返事ですみません！
親切にありがとうございました😭！
教えて頂いたことを一つ一つ実際にやってみて、自分に合った方法で克服できるよう努力します😊
本当にありがとうございました！
マルマルモリモリ
何も書いていない無地なメモ帳にメモを取るのではなく、自分なりにメモ帳をアレンジしてみてはいかがでしょう？
何からメモしたら良いか分からなくなったりするので、必ず聞かなきゃいけない欄をあらかじめ書いて作っておくのです。
相手の名前、会社名
電話番号
大事な要件は、5W1Hを意識してメモ欄を作成します。
When（いつ）Where（どこで）、Who（だれが）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）
を表にしたり、自分なりに分かりやすくアレンジしてください。
メモするときは、文章じゃなくて、単語単語で大丈夫です。
いつもかかってくる電話の内容にもよりますが、ただ単にご主人宛にかかってくる電話番号を取るだけなら上記のみで大丈夫だと思いますが、
例えば、発注を受ける側で受け答えが大体決まっているのだとしたら、
品物名
個数
納期
とか、必ず聞かなくてはいけない欄も作っておくことで聞き漏れがなくなります。
あとは、焦らずに、聞き取れなかったことや理解できなかったことがあれば、きちんと聞き返すことが重要ですよ☺️会社名や電話番号など、聞き取れずに折り返しの電話がかけられない方が失礼にあたりますので、聞き返して大丈夫です！
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