事務で送付状について悩んでいます。手書きからPC印刷に変えたいが、控えの保存方法がわからず悩んでいます。他社はどうしているか教えてください。
お仕事で事務やってる方に質問です！
取引先の方に何か郵送する場合、
送付状をお付けしていますか？
うちの会社は今まで、
複写式の送付状を手書きで書いていました。
（めちゃしんどかった）
送付状の在庫が少なくなってきたので、
また複写式の送付状を買うか、
他の会社さんはPCで印刷したものが多いので、そのようにするかで議論中です。
手書きがかなりしんどいので、（支払日とかは30〜40通1日に出すので😵）
PC印刷にしたいのですが、
PCで印刷されてる会社さんは控えはどうされていますか？
PDF保存？
それとももう一枚印刷（またはコピー）して紙媒体で保存？
はたまた送付状なんて保存しないよー！って感じでしょうか？
上司が古い方で、控えをとっておきたい。
紙で残る方がいい。みたいな考えです😅
PC作業も疎い従業員が多いので、紙媒体で振り返れる方がいいみたい...だとしたらやはりもう一部コピーしてファイリングが妥当ですかね？
他の会社さんではどのように保管.管理してるのか教えて欲しいです！
- YY(9歳)
コメント
moon
PC内に雛形を作って毎回入力してから印刷してましたよ。
紙の控えが必要なら2枚印刷すればいいです。
一応ファイルで保存はしてましたが、溜まったら破棄してました。
保管は義務ではなく、同じところに送るから便利でやってただけです。
♡♡
手書きはしんどいですね😭
うちの会社はフォーマットがあるのでそのフォーマットを利用してPC印刷してます！
相手側の名前や会社名、担当者名、送付物内容の等だけ各自変更出来る仕様で作成した上長のチェック等も済ませてからデータ保存してます！🙌
紙媒体での保管も悪いことではないですが件数が多ければ物凄い量になりますよね💦監査や精査の時にチェックするのが大変そうです..😣
あとは定期的な破棄やシュレッダーも大変ですよね😭😭
うちの会社も数年前まではPCで作成後にコピーしてファイリングしてましたが管理が大変でデータ保管に切り替わりました😅
手間もかかるのでデータ保管の方がいいのかなとは思いますが社長がその意向ならばせめてフォーマット(雛型)は欲しいかなと思います..！
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YY
しんどかったですー😭
会社名もさることながら、支払い明細一枚と手書きで40回書く苦痛...笑
それしか方法がないならまだしも、目と鼻の先にPCがあるのに使えないやるせなさ....😂
データ保存はPDFでされてますか？
ExcelやWordデータのままだと誰かがあとからいじれてしまいますよね？🤔（保管理由が送付した証明になるようにしたいという事なんです）
送付したという一つの証拠になる、というのが社長の考えで、もちろんそれ以外にも証明しなきゃいけない時は必要ですが（郵送証明など）内容物の証明は送付状でしかできないというお考えです。昔、裁判になったことがあるようで送付状の控えは取っておきたい。裁判になった時に実際に動くのは社長だから社長が遡れる媒体での保管をして欲しいってことなんです（社長の意向は理解したので紙媒体は残すつもりです）
ただ、何かあった時にあの書類用意しておいてと言われるのはこちらなので出来たらデータでも残しておけたら、、、と思ってます！（社長が高齢なので、いついつにあそこにあの書類送ってる？なんていう確認も日常業務に入ってきます😅）- 1月14日
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♡♡
支払い明細まで手書きなんですね😭
業務効率化も含めて手書きは避けたいですね..😨
PDF保存してます！
Word ExcelのデータもPDF保存データも管理職のみが閲覧編集出来る様にパスワード付きのフォルダーに保存して、共有からは操作出来ない(何かあっても管理職のみ対応可能)ようにしてます🙌
社長の意向や過去の経緯からだとデータ化＋紙媒体保管がいいのかなとは思いますが、手書きは手間になるのでとりあえずそこは改善求めたいですかね🤔
とりあえずは雛形作成して、紙媒体での保管とデータ保管(電子保管)でやってみるのでもいいかと思います🙌✨
手書きでなくなるだけでも楽になると思います🙆♀️✨- 1月14日
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YY
くわしくありがとうございます！！
まずはPDF保存＋紙媒体保存を提案して、PC作成を認めさせる作戦でいきます！！笑
細かく教えていただきありがとうございました！！- 1月14日
YY
教えていただきありがとうございます！！
なるほど、便利だからやっていただけ、と言うことは基本的には送付状の控えは保管しない主義って感じですか？？
事務員的には保管しなくてもいいのでは？？と思いますが、社長は何を送ったのか残ってないと後々不安。ということなんですが...💦