仕事できるママさん達にアドバイスをもらいたい。後輩が手配ミスをしたが、仕入れ先の誤解でトラブル発生。キャンセル料問題もあり、上手い対応方法がわからない。
仕事できるママさん達にアドバイスもらいたいのですが🥹
会社で教えていた後輩が少ししたミスなのですが、
仕入れ先の言い分に納得いきません。
野菜や果物を、手配する会社の商社です。
お客様から、この日のこの時間に、この品物を届けて欲しい。との依頼を受けたあと、
仕入れ先各所の果物やさんや、八百屋さんに電話して、配達に行けるかを予約をとります。
お店側は予約が入らなくてもこの時間なら行ける、とか、今日は無理だけどこの日なら、と提案を一応くれます。
その日行けます！と言ってくれたところに手配を頼みます。
とある日に予約を入れる手配をしていて、
その日はお客様から9時、12時、3時の3パターンの予約が入りました。
A社にTEL、その日は9時、12時は空いてるから行けます。
3時のだけ入らないと言われ、では9時、12時の分の配達をお願いします。と依頼して、必要な商品を入力してfaxしました。
その後B社に電話して15時の分だけ、手配を取りました。
そこで予約日当日、A社から電話が入り、15時の分とうちでいいんだよね？と。
え、いえ、御社には9時12時のみの手配をしています。
と伝えると。faxきてます。と言われ。
それどこ宛のものですか？御社宛のものですか？と聞くと、うーん、B社とは書いてあるけど。
fax受けた時点で、うちは予約完了するから。と。
いえ、予定を聞いた時に確かに15時は断られました。
なので言いにくいですが他の会社に依頼を頼みました。こちらはA社には頼んでいないことになってますが？と。
どの時点で15時に入ったのでしょう？と聞くと、だからfax受けた時点で…と言われ、予約取る人、fax受ける人が別だったりするから、予定が入ったんだと思って受けたことになってる。そういう流れだからと。
要らないならキャンセル料取るから、と。
後輩がB社に送るはずだった詳細や、予約faxを間違えてA社に送ってしまったみたいで。。
わたしも昔そういうことがありました。でも基本は送信先間違えてるよ！と親切に教えてくれる電話が掛かってきていました。
A社の言い分が通るなら、今後は予約聞いて📞入らないと言われても、faxを送っておけば、返事の電話がない限り、予約入るということでいいんですか？と思いました。。
結局所長が、謝り倒してキャンセル料を取らないようにしてもらってたけど納得いかないです。
向こうも確信犯だし、faxに掲載したお客様の担当者に電話までして前日確認まで勝手にとったと言い張って。
いつも、前日確認は、商社であるうちに電話をもらって私たちが確認して、仕入れ先に折り返す流れ。
faxみて直接確認とるなんてやり方が汚いなと。
今回ではっきりしていないと、今後もそれを言われた時に、キャンセル料を受ける覚悟みたいな流れになってしまいますよね。
こういうとき、上手い言い回しが思いつきません。。。
- はじめてのママリ🔰
コメント
もゆ
うちも商社で、よく宛先間違えてFAXしちゃうことありました🥲
A社の人も教えてくれたらこんなことにならなかったのにー！と思いますよね。勝手なことするなって😭ただ、こちらも誤って送ってしまったのは事実なのでお互い気をつけようね！くらいで留めておくのが今後も楽かなと思います！
こちらがfaxの送信先を誤ってしまい申し訳ございませんでした。以後気をつけます。
大変お手数ですが、今後、他社宛のものが御社に届きましたらこちらまでお電話いただけますでしょうか？また前日確認につきましては、誤りがないか再度確認のため、以前より弊社で対応しておりますのでご了承ください。よろしくお願いいたします。
みたいなのはいかがでしょうか？☺️
ママリ
読んでて思ったのですが、reFAXないんでしょうか？
うちは小売業ですが、お客様の注文をシステムセンターにFAXする業務が1部あって、FAXしたら「確認しました」とチェックと印鑑のはいった返信FAXがあります。
この返信FAXと、その確認をこちらの責任者がとって正式に受注です。送りっぱなしだと、受け取れていなかったり、向こうが間違って受注していることに気づかなかったりするので…
今回リファックスが来ていれば、向こうが何をどう受注したかどうかこちらも把握できていたと思います。
仕事で「言った」「言わない」や「こう思った」の話になるとめちゃくちゃ面倒なので、そうならない仕組みを作ったほうがいいかな〜と思いました。予約も電話じゃなくてメールなど証拠を残したほうがいいです。
わたしも商品企画の時、重要な打ち合わせは電話や口頭でしたとしても、メールや商談メモに文字で書き起こしてました。「お話した内容、メールで改めて送っておきますので、繰り返しの内容になりご面倒ですけど確認されましたらお返事くださいね」です。
リファックスなどの仕組みの話だと、所長さんや会社判断なのかもしれませんが😅💦自分の身を守るという意味では、メールやFAXで履歴残す、ということをされてもいいかもしれません。
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はじめてのママリ🔰
仕入れ先が150社くらいあり、どこもやってくれるわけではなく、
仰る通り、ちゃんとリファクスくれる会社もあります。
ほんとに、毎日、言った、言わないの恐怖と闘ってます。
それを知ってて、手配ミスを無くそう、とか勝手なスローガンみたいなの掲げてくる本社にイライラします。それならやり方から変えろよ。と。本社は手配なんかしないのでちゃんと説得しないと伝わらず。
もうめちゃくちゃ仰る通りで、手配した後、実際fax受け取っとくれてるのか、ほんとに予約忘れずに入れてくれてるのか、確認する術がありません。大丈夫かな…でみんなこなしてます。
fax完了メールは来るのでそれが証拠にはなりますが、こちらは送信結果がOKとなってます。と言っても向こうから届いてません。といわれたらおわりなのに。
てかそういうことも多々あるのに。
予約メールですよね、、仕入れ先がおじいさんやおばあちゃんがやってるとこばかりの商社なので、
メールで予約完了、とはいかず、全部電話で話して、伝えて、お客様から言われたことを言い忘れてたりと、やり取りがかなり手間です。
A社で予約取れました。と折り返しの電話いれても、商品追加していいかとか、やっぱりキャンセルとか言われることがあって、なんだよ🤯と思うことも😂- 8月27日
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ママリ
なーーるほどー！
それは会社が悪いですね😫ストレスお察しします。手配ミスを無くそうってスローガン掲げて精神論でどうにかするんじゃなくて仕組みを整えるべきですよね🥹
そうなんですよね。
届いてないです。で大事になったときに、誰が責任をとるのか？怖いですよね😫
なかなか取引先が高齢だと、対応や理解も難しそうで、悩ましいですねーーー💦- 8月27日
はじめてのママリ🔰
ありますよね😭本人も気づかずだったみたいで😭
悔しかったです。うーん、私ならもっと言ってたなみたいな、、😅
実はそれ伝えたんです。でも
御社からは、うち宛のファクスじゃないのが届くこともあるから、いちいち気にしてないからと、言われました。
たしかに、お客様あてに違う業者から来た手書きとかのfaxがうちに手配して欲しくてそのままくる時があって、
それを予約取れたところに送るので、たまに関係のない会社の名前がうっすら載ってたりしたまま送るので、一利あるんですけど、、ほんとそれで勝手なことするな、と思いました。
商社って疲れませんか？😭😂
もゆ
そういう会社ありますよね🥲！
うちに来たからやりましたとかそっちも確認しろよって思います😂本音ではお互いミスがあるのは仕方ないし、キャンセル料だの言うなって言いたいですよね😭
疲れます！仕入と売り先の行ったり来たり大変ですよね😭どちらかがミスしたら仕事増えますし、会社によってレベルも違うから電話とか言い回しとかイライラします🥹
はじめてのママリ🔰
わかってくださる方いて嬉しいです😂😂😂
綺麗事じゃなくて、本音は
まじでめんどくさ！！て思います😂仰る通り、どちらかがミスすると間に入って収めないといけないし、、電話もイライラします🥲🥹
辞めたすぎて病みます😭ただ、定時で上がれるし、事務員の割には給料良くて🥲🥹
もゆ
話通じない人とかたまに居るとキレたくなります🥹！私たちが間違えたみたいに思われたらやだな〜とか💦
全く同じです！定時で上がれる、給料も良いからなんだかんだ疲れるけど辞めれませんよね😂