受付の予約間違いについて質問です。間違いを減らす工夫や対応、間違った時の気持ち、後が詰まった時の感情についてアドバイスをお願いします。
予約系の受付の仕事をされている方に質問です。
①こちらの予約間違いを減らすために努力していること、気をつけていることはありますか？
②間違えた場合どういった対応をしていますか？
③後が詰まってどうにもならなくて、相手に帰ってもらうことになった場合、どんな気持ちになりますか？
内情をお話しますと
ある受付の方が本当に予約間違いが多く、週に1〜2回は患者さんや中の私達に迷惑をかけています。
先週も、私に相談してくれたらなんとか調整して今日治療ができたのに帰しました。後から知りました。
その後ヘラヘラしていて、「仕方ないですよね〜優しい人でよかった〜」でおしまいなんです。
誠意がなくて腹が立ちました。
私の1時間、患者さんのさらにそれ以上の時間や仕事を休んだなら稼げたであろうお金まで無駄にしているわけですよね…。
ある程度は人間だから仕方ないし、分かるのですが。
私は受付ではないし上の人間ではないのであまり口出しできないのですが、同じようなお仕事の方にアドバイスをいただきたく質問しました。
上司も予約間違いが多いことは知っていて、それで隠そうとしているフシもあります。
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mi
ネット予約ではなく手書きでの予約です。
ネット予約を導入する予定、権限はありません🙇
もあきゅん
私のとこは予防接種、健診、診察の予約など全て手書きの予約です。
それぞれノートがあるのでどの予約か聞いてノートを開いて取ってます。
予約時間、名前、生年月日、電話番号を記入してます。
最後に「では、○日の○時でお待ちしております」と言うようにしてるのと、もし空いてる時間があればノートを見返して間違いに気づいたら即電話してます😵
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mi
コメントありがとうございます✨
なるほど、日にちと時間の復唱は特に大事ですよね！！
私もたまに電話に出るのですがしつこいくらい復唱します😅
電話番号まで聞くのいいですね！
しかし予約表にそこまで書くスペースがなく、、
読み返しも大事ですよね！
ありがとうございます🙏✨- 9月7日
もっち
ワクチンの対面予約担当してます。
リストに手書きで予約患者様の名前を入れます。
予約を取るときは、何月何日何時ですねと声を出して確認してます。
必ず、他の方に確認を依頼し、ダブルチェックしています。
万が一、間違えていたら気づいたらすぐ連絡です。
当日来院されて気づいたら、可能な限り調整して、受けれる様にしています。
私なら、患者さんにご迷惑をかけているので、その受付の方の上司に注意してもらえるように、自分の上司に相談するかもです。
ミスを仕方ないで済ませられたら、一緒に働く側としては、辛いですよね🥲
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mi
コメントありがとうございます！
受付のほうで今一番長い方には今日話してきました。自己判断せず相談するように見ておくとのことでした。
私からもタイミングをみて話してみようと思います。
あまりに注意されるのでそろそろ辞めてしまわないか不安もあります。でも仕方ないですよね。
そうですよね。元々通院回数を減らしたがっていた方だったので、とても申し訳ないです。- 9月8日
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