営業事務の派遣で業務内容が不透明で困っています。改善策や同じ経験をした方のアドバイスを求めています。
派遣で営業事務をしているのですが担当者しか業務内容を知らない状態で休むとメールなどで仕事のことを聞かれるので何とかならないかと思っています😔
（子どもの体調不良などで遅刻早退欠勤が少なからずあるので面談時には欠勤しても出社してからやっても間に合うのでひとに迷惑はかからない、と聞いて入社したのですが違いました…。）
欠勤連絡時に急ぎの件は誰にやってほしいとか必要事項は伝えているのに元々そういうことの多い会社なのかメールすることにあまり悪気がなさそうな感じというか…。
社員ならわからなくもないですが派遣でこういうことは初めてで驚いています😓
それ以外は会社自体もホワイトで職場環境も人間関係も良くとても気に入っていて派遣から契約社員になっている人も多いとのことで頑張りたいと思っています。
業務改善で意見はどんどん出して欲しいとのことなのでもっと業務内容を共有できたらと思っているのですが同じような状態から改善された方いますか😥？
仕事内容が複雑なので全員が覚えるというまでは時間がかかるのと、会社自体自分のデスクの引き出しに会社の保管書類があったり保管ルールは担当者次第だったりかなり個人の業務？個人ルールになっている風潮があります😓
前任の方は既に辞められているので分からないことも前任者のやり方を真似てやると言った形になってしまっています😓
もう10年以上派遣で事務職をしていますがこんな会社は初めてです😓
- noa(8歳)
コメント
てんてんどんどん
私も育休前は(1人目)営業事務していました。
私の所も担当者以外はどんな内容で取引しているか取引先で全てやり方が違うので、前もって休みなら他の事務の方や営業マンにお願い出来ますが、急な休みだと電話やメールでやりとりしなければならない事があり、私は全て共有は出来なくても、その日にやらなければいけない出荷はマイカレンダーに、毎日同じ内容の受注や出荷は机の上にそれぞれファイルにやり方と合わせて納品書など入れて分かりやすくしていました。
周りの方と少しずつ話し合い皆んなが急に休みになってもフォローし合える様に手間がかかりますが、1人休んだらその中身の中でこれ私出来る‼︎これは◯◯さんが出来る‼︎でもそしたら◯◯さんの業務が詰まってしまうから、その代わりに◯◯さんのこの会社とこの会社を代わりに出荷しとくね‼︎など連携して仕事していました‼︎
なので、誰かがお茶出しやトラブルにあって仕事がいっぱいいっぱいそうならフォローも出来るようになり改善して良かったです😊
ですがまだまだ改善だらけ……私の会社も謎のやり方ばかりで体制をしっかりして欲しいだらけです💦
noa
独身時代に他の会社でも営業事務をしていたことがありますが、その会社は曜日シフト制で担当業務に慣れたら別の人の担当業務を覚えるという形を取っていたので急に欠勤すると他の人が2人分やることになってしまいますが1日で完結する仕事でしたので前日のやり残しなどもなく私がお願いしないといけないようなことはありませんでした。
それでも負担に感じていたので休んでも影響のない仕事を探していたのですが…😢
私もファイルにまとめて表題を付けて保管したり自分なりには誰が見てもわかるようにしておりマニュアルも作成しているのですが…。
正直欠勤連絡時に頼んでないことまで「これは郵送後回しでいいから郵送してないの？やって欲しかったら言って」みたいなのはメールしなくてもいいような…もっと必要最低限にしてほしいです😭
拘束が嫌で派遣社員をしていますので、私が悪いので返信しますが気軽にして来られてもなぁと言う感じで…。
仕事内容は好きですが担当者しかわからない、イレギュラーな対応が多過ぎてマニュアル化できない＝すぐに覚えられないなど、、、もっと何とかして欲しいです…。
てんてんどんどん
それならば急な休みも前もっての休みでもいない日は全て任せる覚悟で言ってみたらどうですか？
分からないことがあればその日にしなければならない以外は連絡は避けて欲しい何故ならばそれどころでは無いから💦と……😓
私の所はそんな感じに改善しました。インフルエンザで休みなど連絡どころじゃないですし……
分からなかったもの、代わりにした事を分けて休んだ人のデスクに置いてその方が出勤したらすぐに取りかかれる様に周りで工夫してます。
郵送もシールラベルを全て作って１つのファイリングしたりしてました！(私の担当が80社程あった為)
私は細々した担当が多く、突発な受注だらけの担当でしたが、私が休みの日は分からない事はまずは担当営業マン、それでも分からないければ急ぎなら私に連絡にしましたが、ほぼマニュアル読んだり、私のパソコンから見つけて周りの事務の方がしてくれていました。
今一度改善して欲しい所と連絡はなるべく避けて欲しい旨は伝えて改善して欲しいですね……😓
noa
実はまさに今インフルエンザでお休みしているところでした💦
欠勤連絡の時に「分からないところがあれば電話かメールで連絡してもいい？」と聞かれたのに対しOKの返事をしてしまったのが悪かったですかね😥
病欠ですし、本当に私でないと分からないようなことであれば…という意味と捉えたのですがその日4通もメールが…。
担当は分かれていますが内容としては同じ事をやっている人に書類を作成して貰うよう頼んだのですが書類どこに保管してある？と聞かれ😓
そんなの出社してから渡したらいいことじゃないですか😓？
フォーマットとなるデータをコピーして使い回したい為だったようですがフォーマットの場所は分かるはずなので私が過去に保管したものこら使い回す必要はないと思うのですが…。
電話で伝えたのに何日に出社見込みかもう一度聞いてもいいですか？とか…。そんな見込みでしかないことを再確認されても…体調のことなんてはっきりとはわかりませんし…。
気軽に連絡して良いと思われたのが良くなかったですかね😓
出社したらまゆみんさんの意見を基に改善されるように考えてみます😥