4月から、市役所の会計年度で働いています。明日から電話対応をやること…

個人的にはメモに書いて復唱がおすすめです。

「〇〇で△△なんですけど〜」に対して「はい」「はい」と相槌を打って、
断片的なメモを見ながら「〇〇で△△なんですね」という感じで相手の言ってることを要約して伝えることで、
お互いの認識ミスを防ぐついでに、聞き取れなかったり理解しなかったりした話題を自然に聞くことができます🤔

そして、最悪、名前や会社名を聞き取れなくても、もうそこで割り切ります。思い出そうとしない。メモしようとしない。
大事なのは要件なので、それを聞いてから、最後に「もう一度お名前（会社名）ご確認してもよろしいでしょうか？」と聞けば、上記と同様に自然に確認することが出来ます🙌

あと、正職員じゃなくて会計年度なら、もう必殺奥義の「担当者が不在ですので後ほど改めてお電話お掛けしてもよろしくでしょうか」を使いまくっても良いと思います。
変に知ったかぶったほうが、後々面倒いし、「仕事を知らないから中途半端に答えるわけにもいかず後ほど折り返すように伝えました」と、要件を引き継ぐ時の免罪符にもなりますしね😅

もうすでに試されていることでしたらすみません😓

• 47分前

わたしも役所関係ありで市民からの声も聞き取らないといけない職場です。
最初はほんとに何にも知らない世界だったのでとにかくメモしまくる。
きいたことをそのまま

• 46分前

どんな電話がかかってくるか予想することは可能ですか？

こういう質問がきたら、こう答える
みたいなマニュアルを自分で作っていますよ！
併せて、引き続きする時に必要な情報をリストアップしています。
・名前
・電話番号
・折り返し連絡する際の希望時間
・問い合わせ内容
みたいな感じです！

あとは、普段の生活では使う事が少なく、パッと出てこない文章を書き起こしておきます。
あいにく、〇〇は現在席を外しておりまして〜
不安を与えるような状況となってしまい〜
この度は、お問い合わせいただきまして〜
みたいな内容です😂

• 43分前

一般企業ですが電話対応をよく褒められていましたので参考になれば……

まず、ルーティンの文言は暗記してしまう。内線と外線に分けて覚えます。上司先輩の真似でいいです。
実際使ってたものとは違う適当なやつですが、外線「お世話になります、〇〇社〇〇部〇〇でございます」「（相手名乗り要件言う）お世話になっております。お待ちくださいませ」内線「はい、〇〇部〇〇です」「（相手名乗る）お疲れさまです、お待ちください」とか。

電話の機能（保留転送リダイヤルとか）はメモにして机に貼ったりして考えず対応できるようにする。なるべく早く覚える。

よくある困った状況フレーズを丸暗記する。よく聞こえない→お電話が遠いようです、とか。複数回聞いても名前が聞き取れない→漢字を教えていただけますか？と聞いて漢字から推察してみるとか。

内線と外線に分けて折り返し用メモを作る。誰から、誰あて、電話番号、折り返し要不要など、最低限これだけは聞き取るというやつです。
そのメモと、何も書いてないまっしろなメモをつねに机に置いておく。プラスで、よくかかってくる内容（この問い合わせが多いみたいな）が決まっていたらそれ用の自作メモを作ったり。

落ち着いて会話する。相手は特に焦ってないし、聞き取れなかったり分からないときは聞き返してもいいんだと念じる。

時間ある時に、きれいな敬語集みたいなのとか見るのも参考になります。恐れ入ります、いたしかねます、申し伝えます、みたいな表現がスッと出るとこなれた雰囲気に聞こえやすいようです。頑張ってくださいね。

• 4分前