引き継ぎ中の派遣の方がメモを作る時間が長く、効率が悪いと感じています。メモの方法についてアドバイスをいただけますか。
引き継ぎのコツやアドバイスください！
事務で産休予定に伴い引き継ぎで派遣の方に来ていただきました。
引き継ぎ期間は３ヶ月で、十分な時間があり余裕あるなと思っていました。
派遣の方は明るく質問もしてくださり覚える意欲はとてもあります。
しかし一つ教えた後のメモの時間が長いです。
メモというよりExcelに画面のスクショやPDFを貼り付けて画像で覚えるマニュアルを作っている感じです。
私の用意したマニュアルは全部文字なので、頭に全く入らないようです😓
たしかに次回業務をやる時に見てわかるメモがあったら本人もわかりやすいですよね。
ただ1時間教えた後に1時間かけてメモを作っているような感じなので、効率が悪く💦
そのメモの間に新しい仕事が舞い込んできて、タスクが永遠に終わらない感じです。
一応タスクの共有をしてみて、仕事量の見える化をしてみました。
本人はこれ終わるかなと不安そうになってしまい、逆効果だったかなと試行錯誤中です😅
メモ時間が長いのは見守るべきですかね？🤔
- はじめてのママリ🔰(生後0ヶ月, 3歳1ヶ月)
コメント
退会ユーザー
お子さんもそうだと思いますが、人それぞれ覚え方や覚えるスピードは異なりますから、覚えてもらうためにはメモ時間はしっかりとってもらったほうが良いかなあと思います🤔
私も異動や引き継ぎが多い職種だったのですが、引き継ぎ時間やメモをとってもらう時間&確認してもらう時間がもったいないなーと思うので、私はマニュアル作る時はできるだけ、最初に全体の流れを記入→後述で画像をつけて詳細を説明するような作りにしてました。それだと、確認しながらやれたり、相手はほんとにイレギュラーなことや自分にとっての覚書をメモするだけなので、逆に引き継ぎの効率がよかったです💡
もし質問者さんがお手隙なら、相手がメモをとっている間に、次のタスクの詳細マニュアルを画像つきで作ってあげるのも良いかもです✨
はじめてのママリ🔰
引き継ぎに3ヶ月もあるとの事で、その期間内に時間かけて無事に終わればいいですが、派遣さんて色んな人がいるので、かなりのマイペースゆっくりな人来るとやりづらいですよね💦
そこに時間かけなくてよくて〜💦
そこじゃなくてここを意識して欲しいんですけど〜みたいな歯痒さよくあります😃
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はじめてのママリ🔰
全体像を把握している自分にとっては、時間かけて覚えるべきものや重要なものとそうでないものの区別がついているので、歯痒さわかります💦
相手はそれがわからないから、全てを完璧に残そうとしてしまうのかもしれないですね。
それが伝えられるように気を配ってみます😊- 12月9日
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はじめてのママリ🔰
まさにそうですよね！
重要なポイントも分からないし全てを残そうとしてしまうんだと思います。- 12月9日
はじめてのママリ🔰
すごい引き継ぎのプロですね！
勉強になります。
人それぞれ覚え方、覚えるスピードが違うのはその通りですね💦
私が前任者から引き継いだときは文章のマニュアルに手書きで書き込みしつつ、わかりづらいものだけ画面を印刷するだけで問題なかったので
(あと1人目の産休時の派遣さんもそんな感じで覚えていたので)あまりにも全て画像で残そうとするのでちょっと戸惑っていたのですが、
(実際このペースでやってるととんでもない膨大なメモになりそう)
私も手すきの時は画像を作っておくようにします😉