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上の子が幼稚に通ってて7月にフルの預かりから時短に変えました😊預かっ…

上の子が幼稚に通ってて7月にフルの預かりから時短に変えました😊
預かってもらえる時間が短くなるので当然費用も安くなります😃

7月に変更したら翌月8月から変わるように手続きしたのですが、まだフルのままで口座から引落されてます。
9月に役所に電話した時には「うちと幼稚園に8月から変更になる旨の書類を送るから届いたら幼稚園に言って差額返金してもらって下さい」と言われましたので、うちに届いた翌週に幼稚園にも届いていると思い、幼稚園の事務所に申出たところ、「手紙が届いたら返金する」と言われました。
そこで詳しく確認しなかった私も悪いのですが、役所から届く書類が幼稚園にまだ届いてないと思い「わかりました」と言ってその場は終わりました。

もうすぐ2ヶ月経ちます。
もう一度確認したいのですが、どのようにお話すれば失礼はないでしょうか?
まだ幼稚園には通いますし下の子も同じ場所にある保育園にも通わすつもりなので、
言葉下手なので、皆さんの知恵貸してください!

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