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レンタルDVDのお店で働かれている方・働いたことがある方にお聞きしたい…

レンタルDVDのお店で働かれている方・働いたことがある方にお聞きしたいです。

先日、家族がレンタルDVDを4枚借りて、期限内に返却ボックスに入れて返しました。
それから1ヶ月くらい経った頃にお店からハガキが届いて、内容は「DVDが返却されていないから返しに来てください。延滞料金の約5000円は支払ってください」というものだったそうです。
家族は、「絶対に返却した。日時も覚えている。一応車の中や家の中も探したけど見当たらない」と言っていてお店側とも話はしたそうですが、お店側は「4枚全部返却してもらっていない」とのことでした。
結局お店側が支払いはなくていいと折れた?そうですが、家族も絶対に返したのに疑われたままで気になっている様子でした。
1枚だけならお店のどこかに紛れ込んでいる可能性もありそうだけど、複数枚なくなるってあり得るんでしょうか?💦
あと1ヶ月くらい返却されていなかったら、電話じゃなくていきなりハガキが送られてくるものなのでしょうか?
なんだか私も気になってしまって、何か可能性があれば教えていただけたら幸いです。

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