事務職初心者が電話対応で悩んでいます。乗り切る方法をアドバイスしてください。
事務職初心者です🥲
仕事が憂鬱です…
乗り切るアドバイスください。
批判や強いお言葉はご遠慮ください…
9月末から初めて事務職をパートで始めました。
電話と来客対応がとにかく苦手です。
同じフロア内にデスクの島が2つあり、私がいるA社（6人）と向こう側にB社（10人程）があり、ほとんどがB社への電話です。
だいたいが他の方が電話をとってくれますが、2コール3コール誰も出ないと出ざるを得ません。
A社が担当してない初見の会社名、電話口の方の名前、内容（すぐに〇〇さんいますか？なら分かりやすいですが、〜の件で〜で…と話されると訳がわからなくなります。）
をメモしきれずパニックになってしまいます…
そしてB社の方の名前を覚えておらず（そもそも接点もなく、顔すら覚えてなかったり…）、とにかく分からなすぎて嫌です…
働いている以上そんな甘いこと言ってられないのは分かってるのですが、何かうまく乗り切る方法ありませんか？
座席表を自作する、電話マニュアル（カンペ）を自作する…その辺りを自らすべきでしょうか？
みなさんそのぐらいは普通にされてるんでしょうか？
電話対応を乗り切るアドバイスください🥲
- ママリ(7歳)
コメント
はじめてのママリ
電話対応な慣れです💦
はじめはドキドキして何言ってるかわからなくなると思います。
取らざるを得ないというよりなんなら積極的に取って慣れるしかないと思います😖
自分が覚えるように座席表とか適当に書かのもいいと思います✨
いちいち、聞くのも聞きにくいでしょうし！
退会ユーザー
座席表に担当している仕事内容をメモしていました🙂
あとは慣れてくるかと思います😊
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ママリ
そんな座席表作ってみます！
ありがとうございます。- 10月30日
退会ユーザー
本来なら自分の教育係の人が
座席表とかマニュアルとか用意してくれても良さそうですが、、
無いなら自作ですね🤔
項目を入れた電話メモを用意しておくと落ち着いて聞けるし、楽ですよ！(誰から(これは確実に)、誰宛、要件、折り返すのか、など)
あとは慣れですね🥺積極的に電話出ると良いです😊✨
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ママリ
教育係の方が忙しくて結構放置です…
頑張ります、ありがとうございます！- 10月30日
はじめてのママリ🔰
座席表はつくってない会社ですかね？今まで働いた会社は全てありました！
私も電話対応苦手だし、外国人から掛かってくることもあり、カンペ作ってました😀
後は担当表みたいな一覧があれば貰ったら良いと思います
会社名も全く聞いたことない見たことない状態だと聞き取れないので、担当表をたまに眺めるだけでもあの会社かーってなるので良いと思います^_^
もし座席表なければ自作、担当表もなければ自作？だと大変だと思うので、B社担当の人に相談してみても良いかもです^_^
それか仕事教えてくれる人に相談ですかね。
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ママリ
座席表、だいたいはあるんですね🥲
担当も聞いてみます！
ありがとうございます。- 10月30日
♡♡
うちの会社がやってる事なので参考にならなかったらすいません😭
うちの会社は新入社員が入ると新人さんと1人ずつ写真を撮り、撮影後に自己紹介カードを渡してます🙆♀️
・名前
・年齢(女性は非公開)
・趣味
・担当業務
・一言
だけですが、一緒に写真を撮る事で顔と名前が一致しやすくなる(社員名簿だとみんな入社当時で若々しいので判断つかないので笑)、あとは座席表を渡して業務内容の把握してもらう様にしてます😊
私も事務職ですが、担当業務が分からないと内線回せないですし、そもそも顔と名前が一致しないとどうにもならないので、デスクに名前カードを置いてわかる様にしています🙆♀️(専用デスクなのにたまに違う人が座っていたりするので間違える事もありましたが笑)
私が入社した時には座席表はなかったので自作で作りました😊
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ママリ
そこまでしてもらえると分かりやすくてめちゃめちゃいいですね！
そこまでは難しいですが、私も座席表と担当表自作してみます。- 10月30日
はじめてのママリ🔰
他の方も仰ってますが、電話対応は慣れなので私も積極的に取って慣れていくべきと思います💦
ママリ
積極的にですか…
私が取るより他の方（または本人）が取る方が話が早いかなと思って躊躇してしまいます。
参考にします、ありがとうございます😭