営業チームのZoomスケジュールを効率的に管理する方法について相談です。有料プランへの変更やGoogleカレンダーとの連携、ZoomアカウントとURLの発行に関する手順についてアドバイスを求めています。
【zoomスケジュールの代理作成とGoogleカレンダーとの連携について】
現在4人の営業チームのスケジュール管理を2~3人の秘書チームが行っています。
今まではZoomでの商談が入ると、秘書が担当営業のZoomアカウントにログインしてスケジュールを作成→Googleカレンダーに登録、としていました。
全くの無知で申し訳ないのですが、この場合は有料プランに変更し、営業チームのZoom権限を割り当てる方が作業効率的にはいいですよね？
またGoogleカレンダーを拡張して、スケジュール作成と同時にzoomミーティングのURLを発行できることは分かっているのですが、秘書がこの手順で作成した場合、どのZoomアカウントでURLを発行するかはGoogleカレンダー上で選択出来ますか？？
担当営業毎にZoomアカウントがあり、それぞれに振り分けられた顧客用のURLを秘書が発行しないといけないので、結構手間がかかっています。
良い方法があれば併せて教えて下さい。
よろしくお願い申し上げます。
- ひよこ(5歳0ヶ月, 6歳)
コメント
ぴっぴ
無料で済ませたいなら、営業チームの人それぞれが「Time Rex」利用したらいかがでしょうか？
Googleカレンダー、zoomと連携できて簡単ですよ🧚♀️🧚♀️
ひよこ
お忙しい中ありがとうございます🥲
タイムレックスめちゃくちゃ良さそうです！！
今はほぼ使っていたいビスケット？が導入されているだけなので、ちょっと提案してみます。
今面談設定、日時メール送信、Zoom設定、ZoomURL案内、Googleカレンダー登録を全部手動でやってて💦
これが全部自動化されるならめちゃくちゃいいですね！！
正社員の営業は有料アカウントです笑
ただ、多分1時間以上のミーティングをするからなんだと思います、、、。
ひよこ
ありがとうございます！
メールで日程調整している方にはこの方法が良さそうですね！検討してみます！
電話でお客様との面談日を設定する場合もあるのですが、その場合だと今のように手動でやるしかないですよね💦
ぴっぴ
電話でも自分でお客様の情報入れて調整しちゃっても良いと思いますよ〜🙌
発行用URLに相手様のメールアドレスやお名前を代理で入力で良いかなと🤔
そしたら相手には内容の確認メールが届きますし、簡易的な方法にはなりますが私だったら「こちらで発行させていただきますので、確認メールが送付されましたらご確認のほどよろしくお願い致します。」で通しちゃいます←
ひよこ
なるほどなるほど！そういう使い方が出来るんですね😭
ちなみに初歩的なことで大変恐縮なのですが、基本的に面談を設定するのは秘書で、営業は発行されたURLで当日面談をしています。
教えていただいたTime Rexは、秘書が営業のスケジュールを代理で調整し、営業のZoomアカウントでURLを発行することは可能なのでしょうか？
というか、営業各個人がZoomのアカウントを持っていて、お客様と面談をするのは他社では普通ですか？
もうなんか質問にもなっていないような事を聞いてしまい申し訳ありません💦
ぴっぴ
返信遅くなりました💦
タイムレックスは調整が完了したら、各人がタイムレックスと各人のzoom、Googleカレンダーを連携させておいたら、その連携してるzoomの予定にも自動で入ってくれるので秘書が代理でURL発行は可能です💪！
営業の人は商談開始時にzoomかカレンダーに反映されるURLに入ればOKです👍
個人がzoom持ってるのはよくあるのかな？と思います🤔
そこから有料アカウントにアップグレードするかによって話は変わってくるかなーと思いますが😂
ひよこ
わわ💦返信の形なってなかったです！申し訳ありません。
ぴっぴ
めちゃくちゃ良いですよね🤣✨
ただ無料版は１人１つずつしか日程調整用のURLが発行できないので、例えば商談時間がそれぞれ異なる場合やイレギュラーで時間外対応になる場合などはタイムレックスから入力（日時選択）が出来ないため、ここだけ注意が必要です🤔
（例）平日9-18時 商談枠1時間 移動ゼロ で設定
9時〜10時〜…17時〜みたいに計7本まで予定が組めますが、商談が30分予定でも1時間枠が潰れるので取り損ねる可能性があります😢
そこはうまいこと調整が必要です😵💫
ちなみに、設定時間帯の中でも他の予定がカレンダー上にある場合は、そもそもその時間枠が選択出来なくなるのでめっちゃ楽ちんです！
逆を言えば、カレンダーで適当に「ブロック」とか名付けて予定を埋めておけば、イレギュラーな休みや休憩などを選択されないように設定出来る感じです🙌🙌
有料アカウントなんですね🤣🤣
それなら一個だけ会社名義で有料にしておいて、ミーティングのときにだけそのアカウントをホストで開くとかしてほしいですね😂😂😂😂
ひよこ
上司に提案したところ、前向きに導入検討するとのことでした！
本当にありがとうございます！！
zoomの有料アカウントの件はミーティングが並行して行われる事があるからですかね、、、？
私含め会社がこういう情報に疎くて(笑)
今回の件でとても勉強になりました！
本当にありがとうございました！