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市営住宅に引っ越しました。共益費を役員さんに渡さなければいけなくて…

市営住宅に引っ越しました。
共益費を役員さんに渡さなければいけなくて、話を聞きに行かなければいけません。
何度か訪ねましたが会えず、引っ越しの粗品とメモを玄関にかけました。（ご在宅の日時をポストで伝えていただけたらお伺いしますという内容）
そしたらその日に手紙がポストに入っていて、「月初月末は読めず在宅している時間が伝えられないので今後はショートメッセージでやり取りしたいです。仕事休憩時に返信します」と電話番号が書いてありました。
役所から新しく入った人の情報を渡すことはないので把握できないとのことでした。
これを見たら、じゃあ月の間でよくない？と思います😅
私はメールではなく手紙のやり取りで良いのですが、相手はショートメッセージでやりとりしたいようです。
共益費は現金手渡しだけど仕事の時間が読めないからメールでやり取りって、急に「今日の○時はいます」って連絡が来るってことですよね……こっちも子供がいてそんな急に言われてもいけないかもしれません。
電話番号教えるしかないのでしょうか……私は教えたくなくて💦

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