事務職の方に質問です。会社の代表メールアドレスを使うことに困っています。個人宛のメール対応や他部署とのやり取りが面倒で、手間が増えています。同じような経験をされた方はいらっしゃいますか。
事務職の方、自分のメールアドレスありますか？
事務3人の小さな会社なのですが、
上司は自分のアドレス、
私ともう1人(先輩)は会社の代表メアドを使っています。
確かに、共有メアドだと
お互いの仕事の進捗状況がわかるので
どちらかが休んだ時のカバーがしやすかったり
案件が溜まってる時にこれ対応しておきましょうか？
ってことができるのはいいのですが、
個人宛では無いメールへの対応で困ります💦
他の部署宛のメールもこっちにくるので、
いちいち「このメール○○さんに転送しておきます」
って言わないといけないし、
上司も自分のメアド教えたくない人とかには
代表メアド使ってやり取りするので
上司に「○○さんからメールきてます」
って言わないといけないし😩😩😩
他にも、このメールどなたか対応されましたか？とか
請求書のメール送付でどなたか印刷されましたか？とか
で、結局、誰かがやっただろう、で漏れもでてきたりして……
手間ではないけど、こう言ったのがチリツモ(1日5回以上ある)でかなりメール対応が面倒くさいです……
私が若手なので、基本的には私がメールチェックして、転送や印刷、報告をしたりするようにはしていますが、私も暇ではないので😭😭😭
事務といっても、人事や総務関係だけではなく、他社とのやりとりも多くあります。
A社と私、A社と先輩、それぞれが同時進行で別の案件を対応していて、A社から私宛、先輩宛にメールがくることもありややこしく😭
同じような人いますか😭？？
- ママリ
コメント
らすかる
うちの会社は現場の人以外は全員個別のメアドあります。
人数が多くて漏れたりすることありますが💦
事務所あての対外的なメアドもあり、閲覧出来ますが対応に困りますよね😂
だいたい上司が対応するので放置ですが。一時期担当してて面倒くせぇってなりました。
はじめてのママリ🔰
前の会社が個人アドレス
今の会社は個人アドレスと共有アドレスがあります！
上司自分のパソコンで代表アドレスアカウント入れないのでしょうか？
私たちは受信トレイに置いておかず
フォルダを振り分けて自分がやった分は移動してます！
なので受信トレイに置いてあるのは手付かずの分フォルダに振り分けてあるのはやった分と分かるのですがそういうのは難しそうですかね？
-
ママリ
上司も代表アドレス見れます😂
メールは常に開いてて、個人と代表を切り替えたら見れる感じだと思います💦
定期的にチェックはしてるみたいなのですが、やはり忙しい人なので気付かないことが多く……
メール受信はどのパソコンからも見れるのですが、送信履歴とか削除したり
とかはパソコンごとみたいで……
(例えば、私のパソコンでメールを削除しても、先輩のパソコンからは削除されない)
私も詳しくないのですが😵💦- 6月15日
-
ママリ
そうなんです😵
せめて送信履歴が連動してれば、転送したとか返信したとかわかるのですが🥲💦
小さな会社なので、その辺のシステム関連は外部に丸投げしてまして😂
そして、そういったシステムの決定権(システムやソフトの導入の権限等)はその上司にあります……
それとなく個人アドレスないと非効率でミスも増え不便であること伝えてみようと思います🥲- 6月15日
-
はじめてのママリ🔰
えー！同じアドレスなのにパソコンごとなんですか？💦
それはミスが増えそうですね🫠
ママリさんで削除したら先輩も削除できる気がするんですけどシステムチームとかいないってことですよね
聞ける部署があればいいんですけど困りますね💦- 6月15日
-
はじめてのママリ🔰
同じアドレスなのに謎ですね😂
上司ー🫠
そうですね！先輩も一緒になって言ってくれると心強いですね！
応援してます！
ママリさんにアドレスができますよーーに！- 6月15日
はじめてのママリ🔰
全然同じじゃなくてすみません…。
普通は会社用のアドレスが1人1つあって、それを使うと思います。
ないですか…？自分のアドレスとかありえないです、企業として。
ないならそれをまず作成しましょう。
代表のアドレスがあるということは、従業員のも作れるかと。
それを使ってメーリングリスト作成し、そこに送ってもらえば、リスト内の全員に届きます。
あと、コミュニケーションツールはチャットがおすすめです。
色々見直せばかなりやりやすくなると思います。
-
ママリ
あ、すみません、説明が下手でした😂
自分のアドレスというのは、
会社用の個人アドレスです💦
上司や他の部署の人たちは
会社用の個人アドレスがあり、
事務の私と先輩だけ共用で代表アドレスを使っています😭
小さな会社ですし上司の席は私の目の前なので、コミュニケーション取りにくいとかはないのですが、上司も忙しそうにパソコンや書類と睨めっこしてるので、メールきてますよとしょうもないことで声をかけるのが億劫で🫠
(もちろん急ぎでなければタイミングみますけど)- 6月15日
ママリ
面倒ですよね😭
代表アドレスは上司も見れるし、常に開いているようなのですが、自分宛のメールくらい自分でチェックしてほしいです……
上司宛だし対応するでしょ、と放置していたらしてなくて、ちゃんと教えてね、と言われて、はぁって感じです😩
他社の事務や営業の方たちと毎日何回もやりとりをしますが、皆さん個人アドレスなのでいいなーって思います🥲