保育園の役員として、業者との連絡や資料管理を一人で行うことに負担を感じています。仕事を他の2人に分散させる方法についてアドバイスをいただけますか。
保育園役員の仕事分担について。
今年初めて保育園の役員になり、保護者会主催のイベント担当になりました。
同じイベント担当は私を含め3人います。
1度3人で集まり、イベントをお願いする業者をいくつかピックアップしてそれぞれ1社ずつ担当して問い合わせメールを送りました。
Aさんが担当した業者からは問い合わせの返事が来ず却下。
Bさんと私が担当した業者の2つは返事が来たのですが、毎年3つくらいの候補の中から役員内で多数決取って決めていたので、もう1個候補を出した方がいいかなということになり、元々資料は私が預かっていたので ここら辺はどうですか？ とチラシの写真を送ったらその流れで私が問い合わせメールを送ることになり、返事も来て候補に入りました。
その後役員全体で3つの中から多数決を取っているのですが（現在進行中）、ほぼほぼ私が問い合わせした業者になりそうで。
決まったらその後の業者との連絡は最初に問い合わせした私がやる流れになるじゃないですか？
でも以前あった役員の集まりも同じ係の3人のうち私しか出席してなくて、意見まとめたり発表したしたりも私がやってて、資料も私が預かってるので必然的に保育園に届いた新しい資料も私に渡され管理もしていて…
なんか私の負担が大きくて、このまま一人で業者との連絡を取るのがすごく嫌です。
とはいえ、メールでのやり取りなので誰かひとりでやらなきゃなんですが、どうすれば上手く分散出来ると思いますか😔？
このまま私が一人で業者とも連絡取って…ってやってたら、当日も結局私が色々とやる羽目になりそうで…。
私自身こうゆうのが得意なタイプでは無いので負担が大きいと感じてしまい、どうすれば嫌な感じなくほかの2人にも仕事を振れるかアドバイス頂きたいです😔
- りりり(1歳2ヶ月, 3歳9ヶ月)
コメント
はじめてのママリ🔰
業者とのやり取りはずっと担当することになりそうですよね😂
メールの送る内容は3人で考えたいことを伝える、業者と決まってる部分は他の2人とも共有しておいて、当日の進行なり準備はお任せするとか？🤔
イベントの内容が分からず、上手くアドバイスできませんが、
これは私が担当するからこれはお願い、とはっきり伝えていいと思います。こちらにばかり負担かかってるのは気づいてるはずなので🙄
はじめてのママリ🔰
私も今役員やってて今後の事とがイメージした時に私がこれやってあれもやらないとなのか！？って考えがちなのですが、でも同時に全部自分が背負わないとみたいな気持ちよくないよな分担すればいいんだよなとも思うんですよね。
もうすぐ行事に向けての役割分担の話し合いなので流れ的に自分だけがやる様な流れになったり何となくそうしないといけないのかなと思った時は、他の人に頼んだり任せたりできない事はできないと伝えようと思ってます。
今回の場合だと、全然他の人が連絡とってもいいと思います。
ただ、相手の業者の事を考えると最初に連絡取った方が再度連絡した方がスムーズかもしれません。
でも契約した訳じゃないし担当を変えるのはありなので絶対自分がやらないといけない程ではないです！
なので、まずそこから話し合ったらどうでしょう。
業者に申し込みとその後の対応（資料を保育園に届けたり）
意見をまとめるなどは3人でやったり1人に任せたり
当日の分担
今後やる事になるであろう考えられる業務をおおまかにあげて、1人がメールや保育園とのやり取りを担当するなら他の人でもできる他の業務は他の人が担当するとか、当日は残った2人がメインで担当してメール業務した人は軽い役割でとか協力して業務分けましょうという話をするのがいいのかなと思います。
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はじめてのママリ🔰
わかります！
そういう流れになりがちですよね。
でもそれも、こちらも仕方なく空気読んでやる方に持って行ってしまってる部分もあると思うのでそこから変えていかないとなんだろうなって私自身感じてます。
この前もグループラインにお知らせ流さないといけなくて、私だけがそろそろお知らせ流さないとですよねとかこういう内容にしましょうかとかここはどうした方がいいと思いますか？など相談しながら私主体でお知らせ内容決めて行ったのですが、どちらがお知らせを流すという話し合いはでず💦
これ私がお知らせ流す流れになってないか？と負担になってきてじゃ、お知らせ流すのお願いできますか？って思い切って伝えたらやってくれて気持ちが楽になりました。
私も今週ある役割分担の話し合いで受け持ちすぎない様に必要異常にやる流れにならない様に頑張ります✊
お互い頑張りまさょう😊- 7月1日
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りりり
なんか言い出しっぺがやる事になりがちだったりして、「そろそろ〇〇の準備した方が良いですよね？」みたいに連絡するとなんとなく私がメインでやる羽目になるんですよね、、😅
連絡は私が取った方がきっとスムーズでしょうから、そこは我慢してほかの業務らほかの2人にメインでやってもらえるようにしっかり伝えようと思います😣✨
ありがとうございます！- 7月1日
りりり
そうですよね💦
業者とのメールは私がやるのがスムーズでしょうから、その他の当日やらなきゃいけないことなどは他の方にメインでやってもらえるようにしっかり伝えようと思います😣✨
ありがとうございます！