後任の事務未経験者が引継ぎで困っている。仕事が上手く伝わらず、時間もかかる。焦りとイライラがあり、上司のフォローも期待している。要望通りに仕事を進めることが難しい状況。
愚痴もありますが、みなさんの引き継ぎ方法教えて下さい。
産休に入るための後任が入社して３日がすぎました。
自分はもう産休がとれる時期に入っています。職種は事務職で、事務員は１人しかいません。家にいるのが嫌いなので、仕事をしていること自体は苦ではないんですが…。
後任の人は事務未経験。
さらに言えば、覚えはよくなさそう。
説明の仕方が悪いのかもしれないんですが、何回説明しても違うことしてたり。時間はめちゃくちゃかかって、今日１日本来の仕事量の何覚えた？何した？って感じです。
全然仕事が引き継げず、どうしていいのか困っています。ちなみに休憩中に会話してても、こちらの意図してることとは違う回答が返ってきます。
10月にも１人雇い入れてもらったんですが、その時も事務向きではなく、正直なんでこんな人いれたのってくらい仕事ができず…上司もヤバイと思ったのか、その人が退職する前から再度ハローワークに求人を出す始末。
自分はキツイ性格で、仕事へのプライドも高いんだと思います。だから、雑なことされたり、中途半端なことされたり、仕事が滞ることがすごくイヤなんだと思います。なので、この引き継ぎの状況もすごくイライラして、後任の人へ上司からフォローが入っていると思います。
でももう引き継げる期間も残り少ないし、後任の人に覚えてもらわなきゃ！と焦っている気持ちもあるのに、１つの仕事が終わったら、次へ次へといきたいのに、その１つの時間が長い。
自分が休みに入ってしまえば、職場がどうなろうといい。と割りきりたい気持ちもあるのですが、周りからもいなくなったらどうなっちゃうの。休まず仕事しなよ。と、冗談ではありますが言われます。
引き継ぎがうまくいかず、どうしていいのか。手取り足取り教えると、トイレまで着いてきそうな勢いの人です。理想は頼んだ仕事をやってもらって、その間自分は雑務して、できたら確認してオッケーなら次の仕事とやりたいのですが、そこがなかなか進みません。
みなさんは仕事頼んだら、自分の手は止め１から10までやり終えるまで相手の仕事をみながら説明してマンツーマンで教えていましたか。
- まっきぃ♪(6歳, 9歳)
コメント
ゆこ
まずは、誰が読んでもわかるようなマニュアルは作りましたか？
その新しい事務の人がわからなくて困っても他の上司がわかるようにしてあれば、仕事がまわらないことはないと思います。また、その人がすぐ辞めても次に入った人がそのマニュアルさえあればすぐにできれば、問題ないです。
教える時はそのマニュアルを見てもらって一通り教え、わからないところは聞いてもらって、やっているところを見て間違っていれば指摘してなおしてもらうようにしてました。
まっきぃ♪
マニュアルは作りました。
で、マニュアルはわかってもわからなくても一通りは説明して…研修の交通費の計算するにもインターネット使って調べるのですが、それに半日。調べ方まではマニュアルには載せてないのですが…そこまで手取り足取り教えるもんなんですか？
ゆこ
まったくやったことがない人でもマニュアルさえ見ればできるように詳しく作りましたよ。ただ、どこまでできるかは人によって違うので、どのサイトで検索するとはマニュアルに記載しますが、その先の調べ方までは最初は記載しないです。
私は乗り換え案内は見慣れていますが、まったく使ったことがない人もいるとは思います。自分には常識でもその人には常識でないのですから、教えないといけないと思いますよ。なので、そういう人だとわかったら、一回やってそうとう時間がかかるようなら、マニュアル作って渡した方が早いので、その部分も私なら作ると思います。
まっきぃ♪
そうですか…まだまだマニュアルに手がいりそうですね。どんな人がくるのかもわからず、どこまでのマニュアルをつくっていいのかわからなかったので、上司が見ればわかるようにはしてありました。
仕事頼んでもマニュアルを開かず、たんたんと時間だけがすぎているような気がします。
ゆこ
まずマニュアル開いてくださいと声かけた方がいいですよ。
事務未経験とのことなので、何をしていいのかまったくわからない新入社員を相手にしているように教えた方がいいです。マニュアル見て、仕事を進めることをまずは教えた方がいいかと。
事務未経験をとるということは、事務経験者の応募がなかったのかなと思いますので、仕方がないです。
まっきぃ♪
そうします。
常識だと思ってることがそうではないってことですよね。一回り以上年上の人なので、なんだかなぁって思えてしまって。
来週からまた頑張ってみます。ありがとうございました。
ゆこ
なんでその人採用したのと思ったこと私はあります。
ただ、私も採用の仕事をしたことあるのですが、なかなかいい人採れません。特に中小企業なんかは。
なので、採れた人をどうやって使えるようにするのかが大切です。
事務未経験だからこそ、変な癖はついていないと思うので、無の状態から、こういうことが常識だと教えていかないといけないですよね。でも、出産まであと少しなんですね、、、
まっきぃさんにできることは、その人を見て、必要そうなことは全てマニュアルに入れてあげることと、マニュアルを必ず見て仕事をすることを教えることくらいしか短時間だとできないと思います。大変だとは思いますが、頑張ってください。