その他の疑問

来年度、自治会の役員になりましたうちは3班あるので、各班の班長さんを…

来年度、自治会の役員になりました
うちは3班あるので、各班の班長さんを3月中にうちにお招きして顔合わせをするのが役員の決まりだそうです(昨日、昔役員をしていたお隣さんに聞きました)
今度の日曜日か祝日あたりで顔合わせしようと思ってます。
相手の都合聞きたいなと思っていて、今日それぞれの班長さんの家に言って都合聞こうと思ってます
その時に、何か書面とか渡したほうがいいんですかね？
渡すとしたらどんな書面にするか悩んでます
それとも今日は「顔合わせを○日か△日にしたいのですが、ご都合いかがですか？また連絡ください」と言って連絡先だけを渡して、後日日程が決まったら書面にして渡すのがいいか、どっちがいいかなと思ってます
どうしたらいいでしょうか？
アドバイスいただけたら嬉しいです

• 顔合わせ